Viết email công việc sao cho hiệu quả?

01/03/2018 15:32 GMT+7

TTO - Để làm việc hiệu quả, kỹ năng viết là một trong những yếu tố trung tâm và quan trọng nhất. Nhưng viết sao để khiến người nhận muốn đọc, đó là vấn đề lớn.

Viết email công việc sao cho hiệu quả? - Ảnh 1.

Ảnh: LYNDA

Ngày nay, ngoài những nhu cầu viết lách đặc thù, email là phương tiện liên lạc phổ biến hơn cả khi chúng ta muốn trao đổi rõ ràng về vấn đề nào đó.

Vậy nên trong khuôn khổ bài viết, chúng tôi lược trích những "bí kíp" viết email bàn công việc được đúc rút từ kinh nghiệm của hai tác giả Kenneth Roman và Joel Raphaelson.

Câu "thần chú" chỉ dẫn về email của công ty HBO là "Hãy luôn viết email ngắn gọn và ngọt ngào".

Đây là hai cựu lãnh đạo của công ty quảng cáo và PR Ogilvy & Mather (Mỹ). Ông Roman từng là giám đốc điều hành của công ty này còn ông Raphaelson từng là giám đốc sáng tạo của hãng.

Đơn giản và chính xác

Trong quá trình viết, bạn rất dễ bị cuốn vào xu hướng phức tạp hóa câu chữ quá mức. Nếu thế, bạn sẽ lập tức mất độc giả.

Cách tốt hơn, và cũng dễ thực hiện hơn, là tập trung vào sự đơn giản và cảm giác tự nhiên của câu chữ.

Hãy viết những đoạn ngắn, câu ngắn và từ ngắn, nhưng tất nhiên vẫn phải đảm bảo ý nghĩa gãy gọn.

Hãy học báo Wall Street Journal để luôn giữ cho các đoạn trong bài viết của bạn ngắn. Thay những từ dài bằng những từ ngắn nếu đồng nghĩa và phù hợp. Chẳng hạn, có thể thay từ "sử dụng" thành "dùng", v.v…

Cảm giác tự nhiên trong cách viết là điều rất cần. Đó là lý do vì sao bạn nên viết như nói và tránh dùng những thuật ngữ có thể gây hiểu lầm. Chẳng hạn, thay vì viết "số lập luận nhiều gấp 5", hãy viết "có 5 lập luận".

Viết tự nhiên cũng có nghĩa là tránh sử dụng thuật ngữ chuyên ngành và kỹ thuật. Bạn càng dùng nhiều ngôn ngữ chuyên ngành, nguy cơ gây hiểu lầm càng lớn.

Một nguyên tắc cơ bản để duy trì mọi thứ chính xác và tự nhiên là hãy thay thế hoặc loại bỏ những từ không cần thiết ở mức tối đa.

Chẳng hạn thay vì viết "tại thời điểm này", bạn chỉ cần viết "lúc này" là đủ.

Nếu bạn cần thêm động lực, hãy nhớ tới nhà văn nổi tiếng Mark Twain. Ông là người tuyệt đối tin rằng việc cắt bớt câu chữ sẽ tăng thêm năng lượng cho tác phẩm. Vì lẽ đó, cứ ba từ ông lại cắt một từ.

Càng cụ thể, chính xác càng tốt

Việc thực hiện mọi thứ tùy thuộc vào sự giao tiếp rõ ràng.

Hộp thư của hầu hết mọi người hiện nay đều luôn trong tình trạng quá tải. Bởi thế nên ai cũng thích những email ngắn gọn, súc tích.

Nhưng làm sao để bạn có thể viết các email khiến người nhận phải chú ý ngay?

Hãy chăm chút cho dòng tiêu đề (Subject) của email. Đó là cơ hội duy nhất để bạn tách mình khỏi phần còn lại của Hộp thư. Dù chọn cách viết trang trọng hay thân mật, dòng này phải có nội dung thu hút sự quan tâm của người đọc.

Kế tới là giọng điệu của bạn. Đây là một phương diện chủ chốt khác vì giọng điệu trong khi trao đổi thư điện tử rất dễ bị hiểu lầm.

Phần tiêu đề và phần kết thúc email là hai khu vực đắc địa nhất để bạn kiến tạo giọng điệu tích cực chung cho toàn bộ email.

Chẳng hạn, bạn có thể bắt đầu email với dòng tiêu đề "Cảm ơn mọi người rất nhiều!" và kết thư bằng dòng "Chúc vui vẻ!".

Thủ thuật thứ 3 là mau chóng đi vào nội dung chính của bức thư. Để làm vậy, bạn cần cố gắng cắt đi một nửa những gì thoạt đầu định viết.

Cuối cùng, sự lịch thiệp là yếu tố quan trọng. Nếu bạn muốn người nhận email hành động, đừng liệt kê ra nhiều hơn một địa chỉ email nhận thư. Cách đó sẽ khiến trách nhiệm hành động bị "làm mờ" giữa nhiều người.

Nếu bạn đang muốn hỏi điều gì cụ thể, nên bắt đầu với nội dung muốn hỏi, giải thích lý do và bày tỏ kỳ vọng của bạn. Cũng nên nói rõ hành động cụ thể bạn mong muốn từ người nhận.

Theo đó, thay vì chỉ kết thư bằng câu "mong nhận được thông tin hồi đáp từ quý vị", hãy viết "xin vui lòng thông báo lại cho chúng tôi biết quyết định của quý vị trước ngày 8-6".

D. KIM THOA
Mô hình tuyển dụng 4.0 của Ô-Mart dành cho doanh nghiệp

Mô hình tuyển dụng 4.0 trên Ô-Mart, giúp cho mọi doanh nghiệp không phải phụ thuộc, trả tiền cho bất cứ trang web tuyển dụng và trung tâm môi giới nào, mà vẫn tuyển được nguồn lực với số lượng không giới hạn

Không cần 'ảo' vẫn có ảnh đẹp!

TTO - Không phải lúc nào bạn cũng có cơ hội trau chuốt từng khuôn hình. Còn trông đợi vào phần mềm chỉnh sửa, có lẽ bạn sẽ không thích được khen “Đẹp nhưng mà ảo quá!”. Và rồi một ngày, bạn được tận mắt nhìn những tấm hình chụp bằng Galaxy S9...

Châu Á đang tiên phong trong sự phát triển của thành phố thông minh

TTO - Báo cáo mới của McKinsey dự báo, các thành phố lớn của châu Á, với thế hệ trẻ có mức hiểu biết cao, đang đóng một vai trò quan trọng trong việc “thông minh hóa” các cơ sở hạ tầng công nghệ.

Trợ lý ảo Google không cần gọi ‘hey’ hay ‘ok’ nữa

TTO - Với việc nâng cấp, bổ sung thêm về công nghệ, các cuộc trò chuyện tự nhiên hơn cuối cùng cũng đã được thực hiện trên các loa thông minh Home của Google.

Trung Quốc ra luật bắt chợ điện tử phải chịu trách nhiệm chất lượng hàng bán

TTO - Chính quyền Trung Quốc chuẩn bị thông qua luật mới bắt các nền tảng thương mại điện tử như của Alibaba, JD.com và Tencent phải chịu trách nhiệm về chất lượng hàng hóa bán trên đó.

Instagram công khai cạnh tranh YouTube với ứng dụng mới IGTV

TTO – Thời lượng video trên IGTV được hỗ trợ lên đến một giờ đồng hồ. Đây là một nỗ lực nhằm lôi kéo người dùng từ YouTube, và giúp Facebook có thêm doanh thu từ quảng cáo.

Cha mẹ lướt điện thoại trong giờ ăn sẽ làm ảnh hưởng xấu đến hành vi của trẻ

TTO - Một nghiên cứu mới của Mỹ đã cho thấy cha mẹ dành nhiều thời gian lướt điện thoại hoặc xem ti-vi trong các hoạt động chung của gia đình như ăn uống, vui chơi, đi ngủ… có thể ảnh hưởng xấu đến hành vi của trẻ.